Cómo crear un sistema de mejora continua en Notion

Antes de nada tengo que decir que, si no me conoces mucho, a lo mejor lo que encuentras a continuación te parece un poco pasarse, pero si tienes curiosidad te invito a que sigas leyendo porque más allá de la superficie, lo que te quiero compartir es una herramienta (en realidad es una idea) que, si usas bien, te puede servir muchísimo y tener un impacto bastante grande en cómo trabajas y afrontas tus días.

Te cuento.

Llevo bastantes meses desarrollando y probando conmigo misma un sistema en Notion que, aunque no nació con esa intención, ha ido evolucionando en una mezcla de Bullet Journaling, Registro de Hábitos y Recogida de Métricas (de sueño, peso, alimentación, etc..).

Y después de muchos días usándolo me he dado cuenta de que la combinación de todos estos distintos componentes me está ayudando muchísimo en mi día a día y está teniendo un impacto enorme en cómo trabajo, como diseño mis días y cómo cada semana consigo (o al menos intento) ser un poco mejor; trabajar más a gusto, más enfocada, con más intención y disfrutándolo más.

Me ha permitido descubrir cosas sobre mi misma y mi manera de trabajar como, por ejemplo:

• En qué momentos del día estoy más concentrada,
• Qué tareas me llenan y cuáles me quitan la energía.
• Qué hábitos desencadenan bucles positivos y cuales no.

Y puedo usar estos datos para diseñar la forma de trabajar que más se ajuste a mí.

Hace unos meses compartí una primera beta de este sistema y ahora lo he mejorado y lo he convertido en herramienta descargable porque creo, de verdad, que tiene un poder enorme si se usa y aplica, así que me hace muy feliz compartirla 😊

Para que se entienda bien en qué consiste y cómo puedes sacarle provecho, la semana pasada me grabé a mi misma enseñando paso a paso como uso yo este sistema y en qué me ayuda y, sin pretender en absoluto que fuera así, me salió un video bastante largo que (aunque esté feo decirlo) es casi una masterclass, en parte por lo mucho que creo que funciona y lo orgullosa que estoy de él.

Te dejo el video aquí y abajo te cuento un poco como funciona el sistema por si te puede servir para inspirarte para crear el tuyo propio.

Pero antes, que no se diga, te dejo el enlacito chulo para descargarte la herramienta.

¿Cómo Funciona?

Este sistema está construido para que, a lo largo del día, puedas ir introduciendo diferentes datos relacionados con tu ejecución diaria, tus estados de ánimo o tus hábitos y rutinas.

El resultado de ir recogiendo estas métricas día a día en realidad podría dividirse en dos outputs diferenciados:

• Por un lado, serás cada vez más consciente de cómo te sientes y por qué. Haciendo el ejercicio intencionado de preguntarte cada día cosas como tu estado de ánimo o tus niveles de energía (y preguntarte por qué pueden ocurrir) te hará más sensible a estas sensaciones y poco a poco podrás ir relacionándolas con sus posibles causas.
• Tendrás, al final de la semana, una visión mucho más clara de qué has hecho, que está funcionando y qué no y podrás actuar sobre ello.

Es aquí donde entra el componente de mejora continua, ya que combinando esa mayor consciencia sobre cómo y cuándo trabajas mejor, con el ejercicio diario de preguntarte por qué y cómo puedes mejorarlo, irás encontrando patrones y empezarás a ver donde están los bucles de retroalimentación que te hacen caer en aquello que no quieres caer o, al contrario, ver qué tipo de acciones desencadenan buenos resultados y poder seguir trabajando en ellas para mejorarlas.

¿De qué se compone el sistema?

El sistema está basado en dos cimientos; el Daily Log, o registro diario (rellenando esta cada día es lo que nos ayuda al primer objetivo de mayor consciencia sobre nosotros mismos), y la Revisión Semanal (lo que nos da la visión general de cómo lo que hacemos en el día a día nos ayuda o no a trabajar mejor y alcanzar nuestros objetivos)

🌻 Daily Log

Está dividido en 3 partes, por cada momento del día, para poder ir apuntando cómo me siento en diferentes momentos.

🌤 Inicio del Día → Apunto cómo he dormido, cuántas horas, repaso las tareas que me he propuesto hacer, mi objetivo principal del día y recuerdo aquello que hice "mal" el día anterior para intentar no caer en ello.

☕️ A lo largo del día → Si en algún momento me tomo un descanso, aprovecho para ir registrando los hábitos que voy cumpliendo, así como ir haciendo un pequeño repaso del día; si ha habido algo destacable, si estoy encontrando algún reto o he hecho algo de lo que sentirme orgullosa.

🌚 Final del día → Repaso que he hecho, cuánto de lo que me propuse he conseguido completar y, en caso de que no haya podido hacerlo, reflexiono sobre el por qué. Evalúo mis estados de ánimo a lo largo del día, mis niveles de energía o mis momentos "brillantes". Termino haciendo un repaso de qué está funcionando y qué no y cómo puedo actuar para aprovechar lo primero y descartar lo segundo.

📅 Revisión Semanal

Todo lo anterior se completa al final de la semana, cuando llego a la Revisión Semanal, que divido también en 3 partes (nota: mi Revisión Semanal en realidad es mucho más amplia porque incluyo todo el componente de acciones, proyectos, revisar tareas pendientes y como avanzo en ellas, etc... pero en esa Revisión Semanal completa incluyo este otro "satélite" de Mejora Continua)

🏆 Highlights de la semana → Aquí hago un repaso de los logros que he ido apuntando día a día y los guardo en su propia base de datos para rememorarlos siempre que quiera, junto a lo que he aprendido de ellos para poder repetirlo en el futuro.

💪 Retos de la semana → Es importante no sólo apuntar lo bueno, sino también los momentos en los que encontramos dificultades, con la intención de reflexionar sobre cómo nos enfrentamos a ellas y mejorar en el futuro. En esta parte yo recojo todos esos momentos de retos a lo largo de la semana y qué he aprendido de ellos.

📝 Reflexiona sobre la semana → Aquí es donde me pongo tranquilamente a hacer un repaso de todo lo que, a lo largo de la semana, he ido apuntando sobre lo que estaba saliendo bien y mal. La finalidad de esta parte es reflexionar sobre aquello que detecto que me está acercando a mis objetivos y piense en maneras de seguir haciéndolo y mejorándolo cada día.

A la vez, teniendo una vista general de todas aquellas cosas que he ido apuntando que no quiero que se repitan, voy viendo qué hábitos o malas costumbres me están impidiendo avanzar y también puedo pensar en maneras de evitarlas. Por último, puedo ver mis estados de ánimo a lo largo de la semana y aquello por lo que me he sentido agradecida; sobre este tipo de datos también actúo y, si veo que hay ciertas cosas a las que estoy agradecida de manera frecuente, empiezo a dar pasos para asegurarme de incluirlas más en mis días y en mi vida :)

Conclusión

Creo de corazón que, bien usado y puesto en práctica, este hábito diario tiene potencial para invitarnos a ser mejores cada día, y ya sabes que esta búsqueda de la mejora constante, repetida en el tiempo, tiene resultados exponenciales 😉

Espero que todo esto te inspire a empezar a incluir esta práctica en tu vida, da igual que sea en papel, en Notion o dónde se te ocurra, porque como siempre la "magia" está en el proceso y no en la herramienta.

Eso si, si usas Notion (o te apetece probar a usarlo con esto) te dejo aquí de nuevo el enlace a mi sistema, que viene con instrucciones para modificarlo cómo quieras y quedarte sólo con las piezas que te interesen, con la idea de ir ampliándolo según te vayas sintiendo cómoda y vayas adquiriendo el hábito ;)

👉 Sistema de Mejora Continua 👈

IMPORTANTE: Este sistema está INCLUIDO en el Notion Starter Pack así que si lo compraste en su día, no lo compres 😉