El gap entre tu Visión y la realidad del día a día
Has hecho un gran trabajo de definir tu Visión, tu manifiesto personal e incluso algo parecido al ✨propósito✨
… pero en realidad esa es casi la parte más fácil.
Lo complicado llega después, cuando tienes que trasladar esa Visión y ese propósito al día a día y te encuentras con que existe un gap considerable. Un espacio lleno de retos y dificultades:
- Prioridades compitiendo (o falta de prioridades)
- Nuestros deseos e intenciones a veces pueden tirar de nosotras en diferentes direcciones.
(Tu deseo de ponerte en forma compite con otros hobbies. Tu rol como padre/madre compite con tus objetivos profesionales). Algunas de las prioridades que tenemos en mente en el día a día ni siquiera son nuestras y, a veces, las que deberían serlo (porque expresan nuestros deseos y aspiraciones) ni siquiera son visibles.
- Falta de recursos
No tienes todo el material o información necesaria para poder actuar o tomar una decisión.
- Planes poco realistas
No has descompuesto lo que tienes que hacer en todos los pasos necesarios para hacerlo, o estás queriendo atacar algo como una tarea cuando en realidad es un Proyecto compuesto por varios pasos, de diferente duración y con diferente carga mental.
- Procrastinación
A veces postergamos el momento de hacer aquello que sabemos que deberíamos hacer. Puede ser por aburrimiento o desinterés, o porque la tarea es difícil y no sabes realmente cómo vas a hacerla o te sientes insegura al hacerlo.
- Falta de foco
La falta de foco no siempre tiene que ver con tu capacidad para concentrate o mantener la atención. A veces es pura falta de compromiso y/o intención en lo que tenemos delante.
- Nuestras propias narrativas
Las historias que nos contamos a nosotras mismas son dañinas.
Si hemos intentado completar un proyecto sin éxito en el pasado, nos convencemos a nosotras mismas de que el problema está en nosotras y de que estamos “defectuosas”, hasta que el propio pensamiento nos bloquea y acaba convirtiéndose en una especie de profecía auto-cumplida.
Cuando tenemos que hacer frente a este gap (que como ves está compuesto por muchos tipos de retos y bloqueos distintos) recurrimos a aplicaciones, agendas, planificadores o libros.
Es entonces cuando nos venimos abajo porque todos esos recursos y “ayudas” suelen referirse a problemas superficiales.
Pero, como en un iceberg, esos retos a los que nos enfrentamos suelen venir de más abajo, la parte que no se ve.
→ Por ejemplo, planear el día no supone una dificultad intelectual demasiado alta. El reto suele estar en tener la disciplina para hacer eso cada día y luego seguir ese plan.
Y ninguna herramienta, aplicación o método probado nos ayuda con eso.
Es la diferencia entre los retos técnicos y los retos adaptativos.
🛠️ RETOS TÉCNICOS
- Fáciles de identificar.
- Pueden ser resueltos por un experto.
- Requieren cambios en un sólo aspecto de nuestra vida (u organización).
- La gente suele ser receptiva a ellos.
- Las soluciones pueden implementarse de manera fácil y rápida.
Ejemplos:
- Tomar medicación para la tensión.
- Hacer time-blocking.
🧠 RETOS ADAPTATIVOS
- Difíciles de identificar (fáciles de negar).
- La persona que tiene el problema tiene que ser la que lo solucione.
- Requieren cambios en los valores, principios, roles o aproximaciones a la vida/trabajo.
- La gente suele resistirse a ellos.
- Las soluciones pueden llevar mucho tiempo de implementar ya que requieren experimentar, aprender, iterar…
Ejemplos:
- Cambiar tu estilo de vida para comer más sano, hacer más ejercicio y bajar el estrés.
- Ganar consciencia sobre tus niveles de energía durante el día y adaptar tus bloques de trabajo a ello.
Encuentra tu manera
Las técnicas o métodos de productividad más conocidas suelen caer en la parte alta del iceberg.
Ofrecen soluciones técnicas que nos ayudan con algunos de los retos de arriba:
- La priorización
- La gestión de tareas
- La gestión del tiempo
Pero «Ser más Productiva» (en el sentido de ser capaces de producir y poner en el mundo aquello que tenemos y queremos hacer, y poder hacerlo de una manera que se alinee con nuestro estilo de vida y nuestro tipo de personalidad) va mucho más allá de una técnica o herramienta.
Requiere que nos tengamos en cuenta a nosotras mismas, que abracemos el proceso de experimentación y aceptemos que sólo con configurar nuestro sistema de gestión de tareas no es suficiente (esto sería la solución técnica) → Sino que habrá métodos que funcionen mejor o peor con nuestra personalidad, nuestra manera de procesar la información, y que tendremos que desarrollar ciertas habilidades para dar con el sistema que mejor nos funcione.
Notion nos ofrece mucha flexibilidad a la hora de crear, visualizar y gestionar aquello que tenemos que hacer; nuestras prioridades, tareas, esfuerzos… Pero para poder sacarle partido a esta flexibilidad, antes tenemos que hacernos conscientes de nuestras preferencias y estilos de trabajar.
Aprender sobre aquello que te frena, tus niveles de energía, tu comodidad con la estructura (o falta de ella), etc será lo que luego te permita personalizar las propiedades de tus bases de datos y diseñar dashboards que se ajusten a tus necesidades y circunstancias.
Buenas prácticas de productividad (aplicadas a Notion)
Estos principios son la combinación de diferentes metodologías y buenas prácticas en relación a la productividad pero también al diseño de entornos digitales, especialmente enfocadas en cómo funciona Notion.
1. El proyecto es el centro de todo
Las tareas que vamos completando a lo largo del día raramente son acciones aisladas. En la inmensa mayoría de los casos, forman parte de una iniciativa mayor. Un proyecto. Toda nuestra vida está compuesta de ellos. Algunos son muy pequeños y otros son más grandes pero todo aquello que requiera tu tiempo, energía o atención lo es.
No ser consciente de la naturaleza de aquello en lo que estamos trabajando es, muchas veces, la causa de sentirnos dispersas → abarcamos más de lo que creemos porque infravaloramos lo que tenemos entre manos. Pensamos que puede hacerse rápido o fácil y la realidad es que no es así. Que como todo proyecto necesita analizarse, planificarse y prepararse.
Llevaremos un control de todos nuestros proyectos metiéndolos en una única base de datos para tener siempre visible aquello en lo que estamos trabajando.
2. Hacer el trabajo “visible”
Notion nos permite dar visibilidad a aquello que, en circunstancias normales, pasa desapercibido.
La envergadura real de un proyecto, si existen otras iniciativas bloqueándolo, los gaps entre el resultado esperado de ese proyecto y lo que tenemos que hacer para llegar a él, si tenemos demasiado en el plato o el conjunto de todo es demasiado demandante…
Para esto, seguimos 3 pasos:
- Centralizaremos toda la información en bases de datos maestras (una para Proyectos, otra para Tareas, otra para Objetivos..)
- Personalizaremos las propiedades de nuestras diferentes bases de datos para poder usar luego esas propiedades como filtro o como criterio de visualización ↓
- Crearemos diferentes vistas que contengan esa información filtrada sólo para ver aquello que necesitemos en cada momento, y las dispondremos en dashboards personalizados ↓
3. Crear dashboards contextuales
En vez de ver los datos aislados, diseñaremos páginas que consoliden toda la información relevante de todo tu espacio de trabajo en un solo sitio.
La idea es tener diferentes páginas que nos ayuden a enfocarnos en aquello que necesitamos ver o hacer y diseñar un dashboard centrado en eso, que reduzca el tiempo de búsqueda y la sensación de dispersión al ver toda la información mezclada junta 😉
4. Limitar el trabajo “en progreso”
Si entendemos “en progreso” como todo aquello en lo que estamos trabajando y enfocadas en un momento dado, trabajar en demasiadas cosas a la vez nos lleva irremediablemente al burn out.
Limita a un máximo de 5 (yo prefiero 3) el número de Proyectos/Acciones/Objetivos en los que te centras en un momento dado y recuerda:
☝️ Es más importante el número de cosas que acabamos que todo aquello que empezamos y no llegamos nunca a terminar.
(Las revisiones diarias y semanales te ayudarán a mantener el número de cosas “en progreso” en su medida justa 😉)
5. Hazlo un ritual
Un sistema está formado por distintos elementos. Los hábitos y rituales siendo uno de ellos. Es muy difícil encontrar la alineación con nuestros objetivos y la paz mental necesaria para poder trabajar con la cabeza clara, si no instauramos el hábito de hacer revisiones frecuentes.
La revisión diaria nos ayuda a terminar el día “limpiando” nuestro espacio físico y mental para acabar la jornada con la mente despejada y, a la vez, empezar el día siguiente sabiendo lo que tenemos que hacer.
La revisión semanal, por su parte, nos ayuda a analizar todo lo que ha pasado durante la semana, re-alinearnos con nuestros objetivos del mes y planificar la siguiente acorde.
6. Encuentra lo que te funciona a ti
Recuerda, la productividad es personal. Al final del día, tu eres la persona que mejor te conoce. No te preocupes por no aplicar cada una de las técnicas, tips o procesos que veas aquí. Prueba, experimenta, encuentra lo que funciona con tu manera de trabajar y no tengas miedo de descartar lo que no, o personalizarlo para que se adapte a tus propias circunstancias.
El objetivo de que estés aquí NO es usar Notion como lo hago yo, es entender por qué hay ciertas cosas que funcionan contigo y otras que no, y ser capaz de diseñar tu propio sistema (en la herramienta que quieras) para ayudarte a ti.
