3 pasos para mejorar tu día

El poder de trabajar limpio

Antes de seguir, me gustaría ponerte en el mood mental en el que he escrito esto, y quiero hacerlo introduciéndote brevísimamente el concepto de Daily Meeze.

El Daily Meeze es un término acuñado por Dan Charnas sobre el que leí en el libro de Work Clean, que está articulado alrededor de la técnica del mise-en-place de la alta cocina, pero aplicado al trabajo y, por extensión, a la vida.

Y, en realidad, no es más que una Revisión Diaria.

La que hacen los chefs al terminar la jornada de trabajo para asegurarse de que al día siguiente tendrán todo preparado para empezar a trabajar gastando el mínimo de recursos necesarios.

Yo sigo exactamente el mismo proceso (hablamos de principios, deberían ser aplicables a cualquier ámbito) pero me gusta mucho juntar ambos conceptos.

Como trabajadoras del conocimiento trabajamos creando proyectos de la nada, ensamblando diferentes ideas y recursos.

Los chefs hacen lo mismo con sus platos, que componen de diferentes ingredientes.

En ambos casos honramos nuestro trabajo intentando hacer el mejor uso de los recursos a nuestra disposición.

Estos recursos pueden ser externos (ingredientes, utensilios… ) pero también internos (estados de ánimo, energía…) y también el tiempo del que disponemos para hacer ese trabajo.

Como me gusta mucho pensar en trabajar con los medios que tenemos igual que hacen los cocineros con los suyos, quería ponerte en ese mood a ti también para que, a partir de ahora, leas esto con un poquito de mentalidad de chef 😉

Dicho esto, te comparto como hago yo mi Revisión Diaria.

📌 Nota: Va con capturas de mi propia página de revisión en Notion porque obviamente es donde la hago yo.

Pero los principios son tan simples que podrías hacerla incluso en papel 😊

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1. Despeja tu puesto (→ cierra frentes abiertos)

En el primer paso me encargo de reunir todo lo que se me ha ido acumulando durante el día y sobre lo que necesito decidir qué hacer.

Diferentes inputs que pueden venir de diferentes sitios:

‣ Mails

‣ Pestañas de navegador abiertas

‣ Descargas o archivos temporales en el escritorio

‣ Recursos externos que he capturado

‣ Notas que he tomado

‣ Tareas que he ido “soltando”

De todos estos canales pueden salir diferentes action items que organizo y/o proceso:

✦ Contesto los mails si pueden responderse en muy poco tiempo. Si sé que me voy a enrollar o me van a llevar más de un par de minutos, los agrupo todos para contestarlos en un bloque de tiempo dedicado a responder mails.

✦ Doy un vistazo rápido al escritorio para ver si puedo eliminar algo que haya creado ese día (capturas de pantalla, descargas…) o moverlo a su sitio correspondiente.

✦ Proceso rápidamente lo que he capturado ese día en forma de recursos externos.

Ojo. No lo leo, sino que lo escaneo. Lo justo y necesario para extraer los principales puntos 👉 Es importante poner en una pequeña nota por qué lo he guardado y para qué.

En general, la mayoría de las cosas que he podido ir capturando a lo largo del día vienen de algún proceso de investigación o trabajo para algún proyecto en el que estoy trabajando, así que las asocio a ese proyecto para tenerlas como material de referencia.

Si es algo que he guardado porque me ha llamado la atención sin más, lo guardo como tema sobre el que quiero aprender o profundizar más, categorizándolo acorde.

(✨ Tengo un día a la semana en el que, idealmente, dedico un rato a leer esas otras cosas que voy guardando sólo porque resuenan conmigo)

✦ Me aseguro de que las notas que he podido tomar también están asociadas a su proyecto correspondiente, si es que son notas consideradas como “material de trabajo”.

Si son notas rápidas que he tomado intento asignarles un tema, para profundizar más sobre ellas, o les doy una misión → las convierto en ideas de contenido, en ideas a futuro para algún proyecto o área de mi vida…

✦ También es posible que, a a lo largo del día, hayan ido surgiendo cosas por hacer → Eventos en el calendario, tareas futuras, recordatorios… en este momento es cuando las convierto en tareas (o "acciones", como quieras llamarlas). Les asigno un proyecto y, si es algo time sensitive o sé cuando voy a hacerla, también una fecha.

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¿Por qué hago esto?

Estamos rodeadas de inputs, de canales de entrada a través de los cuales nos llega o capturamos información externa.

Si no queremos que toda esta información, emails, tareas, etc acabe por enterrarnos, establecer el hábito de procesarla y decidir qué hacer con ella cada día nos asegura que mantenemos la cabeza (y nuestro espacio físico) despejada para lo importante 🤓

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2. Afila utensilios (→ Revisa, re-agenda y reflexiona)

Revisar y re-agendar

La segunda fase de esta revisión diaria es un honesty log, un ejercicio de retrospección.

Tengo una lista con todo aquello que me había propuesto hacer ese día y puedo ver qué he hecho y qué no.

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Lo que no he hecho, lo re-agendo (si es algo para lo que puedo encontrar otra fecha realista para hacer) o, en ocasiones, le quito la fecha.

Lo de quitar la fecha, para mi, es una manera de evitar la sensación de ir dando patadas a cosas en el calendario.

Si no puedo o no quiero asignar una fecha concreta a eso, intencionadamente lo dejo así.

Porque prefiero decidirlo con calma antes de reagendarlo al tuntún y que sea la típica cosa que nunca haces pero nunca dejas de ver ahí, juzgándote.

(✨ En mi sistema hay una pequeña sección dedicada a esas cosas que se quedan en el backlog, que también reviso de manera semanal, así que sé que seguiré viéndola ahí a pesar de no verla en el calendario)

¿Por qué hago esto?

No es una manera de juzgarme, sino de entender y reunir datos sobre el número de cosas que puedo llegar a hacer (y el tiempo que me llevan) en un día.

Si constantemente me encuentro a mí misma teniendo que cambiar la fecha de las cosas porque no he podido hacerlas, es claramente una señal de que me estoy sobrecargando y de que tengo que ponerme menos cosas en el plato.

Lo que me lleva a la parte de la reflexión:

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Reflexionar

Cada día dedico unos minutos a preguntarme a mí misma y a escribir sobre cómo ha ido el día.

Qué energía he tenido, cuáles han sido los highlights o los retos (y, sobre todo, qu puedo aprender de ellos)

Qué cosas están yendo bien para continuar haciéndolas y qué cosas no están funcionando.

En este momento también aprovecho para revisar mis prácticas diarias y registrar cuáles he hecho.

La finalidad de todo esto es doble.

No sólo dedico unos minutos cada día a pensar sobre ello, a hacer el ejercicio de rebajar intensidad y reflexionar sobre el día, sino que —a la larga— es información sobre la que aprendo.

De la que puedo sacar patrones, aprender sobre m, mis modos de trabajo, mis días de mayor o menor energía y diseñar mi semana en torno a eso.

Esto me permite, después de meses y meses recogiendo datos y observándome a mí misma, tener pruebas visibles de cuáles son los días que, por ejemplo, más trabajo creativo saco.

(Aunque en la foto no lo parezca, son los martes, por cierto👇)

Estoy bastante fresca porque aún es el principio de la semana, es mi rest day de entrenamiento, así que no tengo nada que me “interrumpa” la mañana, lo que me libera mentalmente para dejar que poco a poco vayan fluyendo los flujos creativos.

Como empiezo desde primera hora a generar ideas, esto va construyendo momentum que me permite luego re-aprovechar esa energía y redirigirla a otros outputs creativos.

Así, un martes que se dé bien puedo acabar con, por ejemplo, un buen puñado de borradores de tweets, varios outlines de newsletters y un montón de ideas en general.

📌 Nota: Hace tiempo escribí e hice un video sobre todo este “Sistema de Mejora Continua” y cómo lo he montado en Notion, por si te interesa.

Recapitulamos 💪

En el paso 1 reunimos lo que se ha ido acumulando, lo que nos habrá generado una lista más o menos grande de acciones (citas en el calendario, tareas, cosas que leer…).

A esta lista de cosas se suma todo aquello que no hayamos podido hacer ese día, que re-agendamos en el paso 2.

Es muuy posible que alguna de esas cosas haya acabado con fecha para el día siguiente. La cosa se complica 👇

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3. Planifica el día siguiente (→ sin adaptación 😅)

Por eso, al final del día, re-calibramos.

☝️ Evaluamos lo que tenemos en el plato

✌️ Ajustamos prioridades si es necesario

🤟 Planificamos en base a ello.

En este paso, echo un vistazo a las cosas que tenía planificadas para el día siguiente

(✨ Estas cosas vienen ya “agendadas” gracias a haberlas decidido en mi mi revisión semanal, donde ya me he hecho previamente un outline de la semana).

¿Siguen siendo, a día de hoy, igual de prioritarias?

¿Es realista poder hacerlas dada la nueva información que tengo (tanto de otras cosas que hacer como el material del que dispongo para hacerlo)?

Puede que no. Puede que haya cosas que pasen a un segundo plano de prioridad y que tengan que ser re-agendadas.

Así que en este paso hago pequeños ajustes al plan del día siguiente para que se amolde a la nueva realidad:

Categorizo las tareas por modo, lo que me da también una aproximación del tiempo que puede llevarme hacerlas.

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Aclaracion sobre los diferentes "modos" de trabajo

🎨 Modo inmersivo o “deep work” → suelen ser bloques de tiempo de al menos una hora y media sin interrupciones, que normalmente uso para generar ideas, hacer trabajo creativo o de bastante concentración.

⚙️ Modo proceso u “ops” → aquellas cosas que hacen avanzar a otros pero que son más de tipo administrativo, son más cortas y rápidas y puedo agrupar varias juntas.

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Una vez tengo el modo y el tiempo aproximado, puedo ver mucho mejor el estado del día.

Si está demasiado cargado o está equilibrado y alineado con mis prioridades a medio plazo.

Para discernir, me fijo en las siguientes condiciones:

✦ Sigue habiendo al menos una acción de las que mueven la aguja

✦ El día no está copado por tareas en modo inmersivo sino que también he hecho espacio para bloques “administrativos” y “sociales”

✦ Es realista. E incluso diría que intento que parezca “poco ambicioso”. En parte el honesty log del primer paso consiste también en eso; en ser honesta contigo misma y no cargarte de cosas que no vas a poder hacer.

¿Por qué hago esto?

La parte de planificación no sólo engloba mapear lo que voy a hacer al día siguiente, sino que es lo que convierte lo que ha pasado en las fases anteriores en algo accionable.

Mantiene las cosas en movimiento.

No sólo cierro frentes abiertos sino que les doyun objetivo; decido hacer algo con ellos, ya sea poniéndolos en el calendario o, intencionadamente, apartándolos momentáneamente para respetar esos action items y respetarte también a mi misma.

Y, por supuesto, me sirve para afrontar el día siguiente con claridad.

Sé que, cuando me siente a trabajar, no malgastaré un sólo segundo tomando decisiones sobre por dónde empezar y por qué.

Me ahorra energía mental al día siguiente y eso, a su vez, me da paz al final del día.

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✨ Conclusión

La Revisión Diaria es cómo nos aseguramos de que todos elementos que componen tu Sistema de Productividad funcionan juntos, que la información entre ellos fluye.

Es no perder de vista lo que es importante, mantener la comunicación abierta, corregir desajustes en el calendario o en la lista de cosas por hacer, conservar la cantidad de información entrante a un nivel manejable.

Todo con la finalidad de hacer lo mejor que esté en nuestra mano con los recursos de que disponemos; nuestro tiempo, nuestra energía y nuestra atención.

Es posible que pienses que no tienes tiempo para hacer esto todos los días, pero aquí van dos thoughts:

1. Si sientes que no tienes tiempo para algo, normalmente es un síntoma de que necesitas, precisamente, alocar tiempo para hacerlo.

Si en tu día a día estás tan saturada de cosas que de verdad te cuesta sacar 15 minutos al final del día para honrarte a ti misma y a tu trabajo, puede que tomarte este tiempo para aclarar, evaluar y re-ajustar, sea exactamente lo que necesitas.

2. En realidad, no tienes que dedicar tanto tiempo a hacerlo.

La Revisión Diaria no es un momento de ejecución. Es una práctica de organización; de recopilar y mover las cosas allí donde las necesitamos para que estén disponibles más tarde, no para hacerlas en ese momento.

Puede que al principio tardes un poco pero cuanto más lo practiques, más perfeccionarás esos movimientos, y más recursos estarás ahorrando a futuro. Es invertir tiempo en tí misma 👇

Dedicar media hora todos los días a limpiar y despejar tu espacio —físico y mental— te libera de cargas.

Te ayuda a entrar en un estado de serenidad que te acompaña hasta el día siguiente, cuando sabes que tendrás delante de ti todo lo que necesitas para hacer tu mejor trabajo.

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